Mijn werk als recruiter (2): van intake tot longlist

Zeker in de huidige krappe arbeidsmarkt volstaat het plaatsen van een vacature meestal al lang niet meer. Een kleine steekproef van onze laatste twintig plaatsingen leert dat er daarvan slechts 1 voortkwam uit een (actieve) sollicitatie van de betreffende kandidaat. De overige plaatsingen (95% dus!) betroffen kandidaten die wij actief benaderd hebben. De beste kandidaten voor een functie zijn meestal ergens hard en succesvol aan het werk, en zijn helemaal niet bezig met solliciteren.
We beginnen elke opdracht we met een stevige intake, waar we de functie-eisen uitvragen, maar stuk voor stuk ook ter discussie stellen. Als een opdrachtgever zegt ‘ervaring in de TV-wereld vereist’, zal ik altijd vragen waarom de kandidaat niet uit radio- of filmwereld kan komen. We moeten onder andere competenties, vaardigheden, persoonlijkheid en cultuuraspecten helder krijgen. De ‘must haves’ en ‘nice to haves’ van elkaar scheiden. Dat is lang niet altijd makkelijk, ook niet voor de opdrachtgever, maar deze fase bepaalt uiteindelijk in grote mate het slagingspercentage en kwaliteit van invulling.
Daarna gaan wij aan de slag, en komt er een flink stuk research. Daarbij putten we uit meerdere bronnen. Het plaatsen de vacature op onze website, op LinkedIn of eventueel Villamedia is bijna verworden tot een formaliteit. De effectiviteit hiervan is zoals gezegd meestal minimaal. Effectiever is het intern brainstormen met alle collega’s: er komen in zo’n ronde altijd wel spontaan namen naar voren drijven van actuele passende kandidaten.
Verder bellen we rond in ons netwerk van warme relaties (een soort member netwerk). We vragen om tips: wie zouden geschikt zijn, of wie kent weer mensen die geschikt zijn. Een onvoorspelbare maar vaak erg verrassende ronde. Als derde en meest arbeidsintensieve fase gaan we een deep search doen in onze kandidatendatabase. Allemaal mensen die we kennen, inclusief correspondentie, aantekeningen, wensen et cetera.
Voor de meest voorkomende functies hebben we overigens pools met geschikte, goede kandidaten opgebouwd, een soort voorwerk gedaan. We vullen het zoeken meestal aan met het onmisbare LinkedIn, waar we kostbare recruiter abonnementen voor hebben. Dit is de fase dat je soms dagen achter elkaar naar een beeldscherm zit te turen…
En wat levert dit alles op? Een longlist, met bijvoorbeeld veertig namen. We bespreken deze steeds vaker met onze opdrachtgever voor, alvorens we de kandidaten daadwerkelijk gaan benaderen om hun interesse te peilen. De mediawereld is klein, vaak kent men elkaar al uit het verleden, positief of minder positief. Op deze manier sluit je missers vooraf uit en gaan je uit van dezelfde basis.
Morgen meer over het vervolg, het leukere deel. Want u voelt hem al: we zijn er nog lang niet.

Marc Teuwsen
Senior consultant 227 Media Executive Search en Interim